Podpis pod ofertą to niezbędny element decydujący o jej ważności. Niestety kwestia sposobu złożenia podpisu pod ofertą ciągle budzi wątpliwości zamawiających. Kiedy mamy do czynienia z podpisem czym różni się podpis od parafy, czy faksymille to podpis? To pytania na które często musi odpowiedzieć zamawiający.

Podpis pod ofertą warunkiem jej ważności

Oferta w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z art. 82 ust 2 ustawy – Prawo zamówień publicznych powinna zostać złożona w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Możliwe jest także, ale wyłącznie za wyraźną zgodą zamawiającego podpisanie jej elektronicznie poprzez użycie bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu.

W ustawie Pzp nie znajdziemy odpowiedzi na pytanie czym jest forma pisemna. Znajduje się ona w przepisach kodeksu cywilnego, a konkretnie w art. 78 zgodnie z którym do zachowania formy pisemnej czynności prawnej – a taką jest złożenie oferty, wystarcza złożenie własnoręcznego podpisu na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli.

Zgodnie z art 78 ust. 1 k.c. przesłanki uznania formy oświadczenia woli za pisemną są: własnoręczność podpisu oraz złożenie go na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli.

Kiedy mamy do czynienia z podpisem pod ofertą a kiedy nie?

Podpis musi być własnoręczny. Własnoręczny, czyli wykonany ręką własną osoby podpisującej dokument. Na pewno nie spełni wymogu własnoręczności podpisu opatrzenie dokumentu podpisem maszynowym np. za pomocą faksymille (zob. Wyrok SN z dnia 8 maja 1997 r. II CKN 153/97). Podpis musi identyfikować osobę go składającą. Musi to być „znak ręczny określonej osoby pozwalający na jej identyfikację” (Postanowienie NSA z dnia 25 października 2010 r. II FZ 524/2010). Podpis może być czytelny albo nieczytelny. Nieczytelność podpisu nie wpływa na jego “ważność” ale może powodować dość istotne problemy. Niekiedy identyfikację przy nieczytelnym podpisie ułatwia pieczęć imienna. Brak takiej pieczęci nie będzie jednak powodował wadliwości  oferty, jeżeli tylko zamawiający będzie w stanie ustalić kto, złożył podpis. Można powiedzieć, że nieczytelny podpis pod ofertą tak długo spełniać będzie swoją funkcję jak długo można rozpoznać do kogo należy.

Nieważność oferty z powodu wadliwego podpisu

Brak podpisu pod ofertą albo brak możliwości identyfikacji osoby podpisującej jest brakiem nieuzupełnianym. Konsekwencją takiego stanu rzeczy jest nieważność oferty na podstawie art. 82 ust. 2 ustawy Pzp w zw. z art. 73 § 1 kc. W efekcie oferta taka podlegać będzie odrzuceniu. Analogiczny skute będzie miało przedstawienie kopii podpisu np. w wyniku złożenia kserokopii formularza oferty.

W jakim miejscu należy złożyć podpis pod ofertą?

Bez wątpienia podpis powinien znajdować się pod całą treścią oświadczenia woli. Najczęściej jednak jest on składany na końcu formularza oferty co nie oznacza, że złożenie go przez wykonawcę w innym miejscu dyskwalifikuje ofertę.

Warto zwrócić uwagę na Wyrok Sądu Apelacyjnego w Rzeszowie z dnia 21 czerwca 2012 r. I ACa 119/2012, w którym Sąd stwierdził, iż  w przypadku dokumentów wielostronicowych złożenie podpisu na ostatniej stronie takiego dokumentu – załączniku do umowy, zamiast w miejscu ku temu wyznaczonym, świadczyć będzie o dochowaniu formy pisemnej (zob. np. Wyrok SA w Rzeszowie z dnia 21 czerwca 2012 r. I ACa 119/2012).

Podpis i parafa

Parafa to znak graficzny służący zaznaczeniu, iż osoba ją składająca zapoznała się z treścią dokumentu. Stąd też stawiane niekiedy przez zamawiających wymogi odnośnie parafowania przez wykonawców stron ofert nie mają żadnego znaczenia. Brak ich spełnienia przez wykonawcę nie może stanowić podstawy do odrzucenia oferty. Podobnie jest w przypadku wymogu numerowania stron oferty. W zakresie formułowania wymogu podpisania każdej strony oferty wypowiadała się już KIO uznając tego rodzaju wymagania za pozbawione jakiejkolwiek doniosłości prawnej (zob. Wyrok KIO z dnia 2 lipca 2012 r. KIO 1291/12). Nie zmienia to jednak faktu, iż dla własnego bezpieczeństwa dobrze jest parafować i numerować wielostronicowe dokumenty.

W perspektywie elektronizacji zamówień publicznych warto zwrócić uwagę, iż od jesieni 2018 r. oferty będą mogły być składane wyłącznie w formie elektronicznej. Tym samym powyższe uwagi poczynione w kontekście pisemności będzie trzeba dostosować do nowej rzeczywistości.