Wstępne konsultacje rynkowe to jedno z narzędzi przewidzianych przez ustawę Prawo zamówień publicznych, które umożliwia zamawiającym lepsze przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Choć mechanizm ten funkcjonuje w polskim porządku prawnym od kilku lat, w praktyce nadal bywa niedoceniany, a niekiedy wręcz pomijany przez zamawiających. Tymczasem odpowiednio przeprowadzone konsultacje rynkowe mogą przynieść wymierne korzyści – zarówno w kontekście oszczędności finansowych, jak i podniesienia jakości zamawianych usług, robót budowlanych czy dostaw.
Warto poznać cel, korzyści i zasady prowadzenia wstępnych konsultacji rynkowych i to nie tylko dlatego, że Urząd Zamówień Publicznych opublikował niedawno krótki przewodnik dotyczący ich stosowania (link pod koniec tekstu). Działania oparte na konsultacjach rynkowych są elementem racjonalnego procesu przygotowania i udzielania zamówień publicznych. Stanowią one także jeden z głównych elementów umiejętności i szkoleń opisanych w Europejskich ramach kompetencji dla specjalistów ds. zamówień publicznych.
Czym są wstępne konsultacje rynkowe?
Wstępne konsultacje rynkowe to proces, w którym zamawiający, przed wszczęciem postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, zbiera informacje od uczestników rynku, ekspertów lub organizacji branżowych, które mogą mieć znaczenie dla prawidłowego przygotowania zamówienia. Celem tych konsultacji nie jest wybór wykonawcy, lecz uzyskanie wiedzy o możliwych rozwiązaniach technicznych, funkcjonalnych lub ekonomicznych, które mogą zostać uwzględnione przy formułowaniu opisu przedmiotu zamówienia, warunków udziału w postępowaniu czy kryteriów oceny ofert.
Instytucja ta została uregulowana w art. 84 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2024 r. poz. 1320). Zgodnie z przepisami, zamawiający może przed wszczęciem postępowania przeprowadzić wstępne konsultacje rynkowe z udziałem niezależnych ekspertów, organów publicznych lub uczestników rynku w celu przygotowania zamówienia i poinformowania wykonawców o swoich planach i wymaganiach dotyczących zamówienia.
Podstawa prawna i zasady przeprowadzania konsultacji
Art. 84 ust. 1 Pzp wyraźnie dopuszcza możliwość przeprowadzania konsultacji, pod warunkiem że nie prowadzi to do naruszenia zasad uczciwej konkurencji i równego traktowania wykonawców. Oznacza to, że zamawiający, nawet jeśli korzysta z wiedzy konkretnego podmiotu, nie może w efekcie stworzyć warunków przetargu, które faworyzują tego uczestnika konsultacji lub wykluczają innych potencjalnych oferentów.
Co istotne, ustawodawca nałożył na zamawiającego obowiązek udokumentowania przebiegu konsultacji oraz ujawnienia wyników konsultacji w dokumentacji postępowania (art. 84 ust. 4 Pzp). Działania te mają na celu zapewnienie transparentności procesu oraz umożliwienie innym wykonawcom zapoznania się z przebiegiem i wpływem konsultacji na przygotowanie zamówienia.
Zgodnie z art. 85 Pzp, jeżeli wykonawca brał udział w przygotowaniu postępowania, to zamawiający musi podjąć odpowiednie środki, by zapewnić równe traktowanie innych wykonawców. W praktyce może to oznaczać np. ujawnienie notatek z konsultacji, udostępnienie tych samych informacji wszystkim uczestnikom przetargu czy wykluczenie wykonawcy z udziału w postępowaniu – ale tylko w sytuacji, gdy inne środki nie wystarczą do zapewnienia uczciwej konkurencji.
Tyle mówią przepisy. Jak jednak ten proces wygląda w praktyce?
Dlaczego warto przeprowadzać wstępne konsultacje?
Pomimo że przeprowadzenie konsultacji rynkowych nie jest obowiązkowe, ich znaczenie dla prawidłowego przygotowania zamówienia jest ogromne. Przede wszystkim dają one zamawiającemu możliwość zorientowania się w aktualnych rozwiązaniach technicznych i technologicznych dostępnych na rynku. Pozwalają również na lepsze oszacowanie kosztów planowanego zamówienia, co przekłada się na bardziej trafne określenie wartości szacunkowej.
W wielu przypadkach konsultacje są także okazją do zweryfikowania, czy planowane wymagania nie są nadmierne lub wręcz niemożliwe do spełnienia przez wykonawców. Często zamawiający – zwłaszcza w przypadku skomplikowanych zamówień z zakresu IT, infrastruktury czy usług społecznych – nie mają wystarczającej wiedzy technicznej i korzystają ze wzorców czy dokumentów z poprzednich postępowań. Taka praktyka, bez aktualizacji wiedzy o rynku, może prowadzić do nieefektywnego postępowania, niskiego zainteresowania lub złożenia ofert przekraczających budżet. Warto także zastanowić się nad sięgnięciem po wstępne konsultacje rynkowe w przypadku zamówień na nowe dla zamawiającego rodzaje usług co do których nie posiada on wiedzy o zasadach ich organizacji, realizacji czy wynagradzania.
Przykłady zastosowania wstępnych konsultacji
Dobrym przykładem zastosowania konsultacji rynkowych może być przygotowanie zamówienia na system informatyczny dla administracji publicznej. W tego typu zamówieniach istotne są zarówno kwestie techniczne (np. kompatybilność z innymi systemami), jak i organizacyjne (np. harmonogram wdrożenia). Przeprowadzając konsultacje z potencjalnymi wykonawcami, zamawiający może dowiedzieć się, które technologie są obecnie standardem rynkowym, jakie są przewidywane terminy realizacji oraz jakie rozwiązania są szczególnie efektywne kosztowo. Tego rodzaju wiedza pozwala na sformułowanie realnych i racjonalnych wymagań, a także uniknięcie przeszacowania lub niedoszacowania zamówienia.
Inny przykład to planowanie inwestycji budowlanej o wysokim stopniu skomplikowania, np. budowa nowoczesnego szpitala. Zamawiający, zanim ogłosi przetarg, może zaprosić przedstawicieli firm projektowych, wykonawczych i dostawców technologii medycznych, by przedyskutować ogólne założenia i zapytać o możliwe rozwiązania architektoniczne, infrastrukturę IT czy systemy wentylacji i bezpieczeństwa. Dzięki takiemu podejściu unika się wielu błędów na etapie projektowania zamówienia, które mogłyby skutkować koniecznością modyfikacji SWZ już w trakcie trwania postępowania.
Kolejnym przykładem może być wykorzystanie wstępnych konsultacji rynkowych podczas przygotowywania koncepcji zamówienia na usługi zapewnienia personelu. Usługi ten coraz częściej są wykorzystywane przez zamawiających publicznych a prawidłowe opisanie przedmiotu zamówienia, ustalenie adekwatnych do przedmiotu warunków umowy wymaga dogłębnej znajomości zasad działania tego segmentu rynku i różnic pomiędzy różnymi sposobami udostępniania pracowników.
Obawy i wątpliwości zamawiających
Jednym z powodów, dla których zamawiający rzadko decydują się na konsultacje rynkowe, jest obawa przed naruszeniem zasady konkurencyjności. Lęk przed zarzutami o preferencyjne traktowanie konkretnego wykonawcy bywa paraliżujący – zwłaszcza w jednostkach sektora finansów publicznych, które obawiają się kontroli i konsekwencji prawnych.
Warto jednak podkreślić, że ustawodawca nie tylko dopuścił możliwość prowadzenia konsultacji, ale wręcz zobowiązał zamawiających do zapewnienia przejrzystości tego procesu. Kluczowe jest więc odpowiednie udokumentowanie działań oraz zapewnienie dostępu do wyników konsultacji wszystkim zainteresowanym podmiotom. Jeżeli zamawiający prowadzi konsultacje w sposób otwarty, równy i transparentny, nie ma podstaw do zarzutu o naruszenie uczciwej konkurencji.
Kolejnym powodem niechęci zamawiających jest też obawa przed wydłużeniem procesu przygotowania i udzielenia zamówienia. Faktycznie przygotowanie postępowania należy rozpocząć na tyle wcześnie by zamawiajacy był w stane przeprowadzić proces konsultacji rynkowych i wyciągnąć z niego wniosku. To jednak może dość wydatnie wpłynąć na skrócenie czasu trwania samego postępowania o udzielenie zamówienia.
Korzyści z przeprowadzenia konsultacji
Z perspektywy praktycznej, wstępne konsultacje rynkowe niosą za sobą wiele korzyści. Po pierwsze, zwiększają jakość przygotowania postępowania – zamawiający lepiej rozumie, co i jak powinien zamówić. Po drugie, zmniejszają ryzyko unieważnienia przetargu z powodu braku ofert lub ofert rażąco przekraczających budżet. Po trzecie, mogą przyczynić się do większego zainteresowania postępowaniem – wykonawcy, którzy uczestniczyli w konsultacjach, czują się bardziej zaangażowani i skłonni do wzięcia udziału w przetargu.
Dodatkową zaletą jest możliwość budowania relacji z rynkiem – zamawiający może lepiej poznać środowisko dostawców i wykonawców, co w dłuższej perspektywie może przynieść efekty w postaci innowacyjnych rozwiązań, korzystniejszych warunków umowy czy lepszego serwisu posprzedażowego.
Osoby zainteresowane powinny zapoznać się z krótkim przewodnikiem po procesie wstępnych konsultacji rynkowych opublikowanym przez UZP.
Podsumowanie
Wstępne konsultacje rynkowe to narzędzie, które – choć nieobowiązkowe – zasługuje na znacznie większe zainteresowanie ze strony zamawiających. Prawidłowo przeprowadzone, zgodnie z zasadami równego traktowania i transparentności, stanowią wartościowe wsparcie w przygotowaniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Pozwalają na doprecyzowanie potrzeb, weryfikację możliwości rynkowych oraz optymalizację kosztów. W obliczu rosnących wymagań co do efektywności i gospodarności wydatkowania środków publicznych, trudno dziś sobie wyobrazić dobrze zaprojektowane zamówienie – zwłaszcza o wysokiej wartości – bez rzetelnych konsultacji z rynkiem.
Jednostki zainteresowane szkoleniami realizującymi cele Europejskich ram kompetencji dla specjalistów ds. zamówień publicznych, w szczególności w zakresie przygotowania, udzielania i zarządzania zamówieniami publicznymi zapraszamy do kontaktu.
